新生报到时，对档案的整理和交接极为关键，然而这项任务常常复杂且容易出错。为确保新生档案能顺利建立，学校制定了新生档案提交的一系列规定，现在我来为大家逐一介绍。

交档准备工作

各院系需前往档案馆的人事档案室取回统一的档案袋以及入学所需材料记录表。这样的材料准备方式，是确保后续工作顺利进行的关键。举例来说，使用统一的档案袋有利于档案的整理和保存。此外，要明确收集范围，核对过程中对缺少的必须归档材料进行记录，并以书面形式通知原单位或要求本人催要，以保证档案材料的完整性。

时间节点要求

新生档案需在11月30日前完成归档。这个截止日期的安排，旨在确保各院系有足够的时间整理和检查材料。同时，各院系在完成归档准备工作后，需与人事档案室老师取得联系，商定具体的归档时间。这样做可以避免时间上的冲突，保证工作的高效进行。

材料审核要点

请访问档案馆官网的下载专区，获取学生入学所需材料登记表格。根据该表格及《北京师范大学学生档案管理规定》中关于入学档案材料归档范围的规定，进行材料的审核、整理和记录。在填写表格时，需依照本科生招生处和研究生招生处提供的新生信息，认真填写。对于未注册学生的信息，需予以保留，并在备注栏详细说明情况，以保证信息的准确性。

特殊材料处理

新生若是即将转为正式党员，其党员资料应暂时存放在学院，待转正手续完成后，需填写“散件材料登记表”统一上交至档案馆。对于此类特殊情况的处置，反映了档案管理工作的细致入微。此外，团员证和各类奖项证书的原件应由学生自行保管，部分材料信封应取出，以确保归档资料的精炼。

档案装袋规范

各院系和学部需将整理好的学生资料放入对应的档案袋中，然后根据学号顺序进行排列，这样做便于日后的查找与管理工作。对于那些未报到或资格被取消的学生，其档案袋需要保留，并在姓名标签处用铅笔清楚标注“资格取消”或“保留学籍”，以便于识别不同情况的学生档案。

档案移交流程

各院系完成归档准备工作后，需联系人事档案室教师进行归档时间的预约。学生档案需由负责档案管理的主管教师移交给档案馆，并提交已填写的“登记表”。此外，新生档案需在每年的11月30日前全部归档，确保交档流程的顺利完成。

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